Cursus: Succesvol werken in een hybride wereld: zo ontwikkel je je communicatievaardigheden

Herkenbaar?

Sinds de tijd van corona is onze manier van werken enorm veranderd. Waar thuis werken vroeger bijzonder was en iets was dat bijna niemand deed is het hybride werken nu voor veel organisaties de standaard. Flexibiliteit, vrijheid en een gebrek aan reistijd klinkt allemaal heel goed maar dit blijkt toch lastiger dan gedacht. Hoe moet je als professioneel effectief communiceren, betrokken zijn bij je team en natuurlijk succes hebben in deze nieuwe wereld waarin gewerkt wordt.

Ook hoop ik natuurlijk snel te gaan groeien in het werkveld en daar komt voor mij in de meeste gevallen een leiderschap positie bij kijken en dat ook nog in een heel sociaal werkveld. En aangezien ik weet hoe het is om een communicatief slechte baas te hebben wil ik door middel van deze cursussen alvast een stapje voor hebben.

In deze blog ga ik in op de vaardigheden waarmee ik kennis heb gemaakt in de cursussen om zo effectief mogelijk te communiceren in een werkplek op afstand van het kantoor. Aan de hand van praktijkvoorbeelden laat ik verschillende theorien zien en hoe die jou kunnen helpen om succesvol te blijven.

De uitdaging van hybride werken: flexibiliteit mét valkuilen

Tijdens de corona pandemie werd over de hele wereld aan mensen gevraagd of ze thuis konden gaan werken door hun bazen. Maar dat is na corona nooit meer terug gegaan naar hoe het eerst was. Uit onderzoek blijkt namelijk dat 41 procent van de werknemers nog steeds een hybride werkvorm heeft. Veel mensen waarderen de flexibiliteit die hierbij komt kijken, maar deze werkvorm heeft ook problemen, waaronder communicatie uitdagingen.

Hybride werken vraagt meer van je communicatie vaardigheden. Door op afstand mis je heel veel gezellige gesprekjes. Denk aan de gesprekken bij het koffieapparaat, samen eten in de kantine. Door alleen via berichten te communiceren komt er ook eerder miscommunicatie omdat toon en houding tijdens een opmerking niet te zien is en zo verkeerd opgepakt kan worden en zo er op meerdere manieren verschillende misverstanden op de loer. Ook heb je bij online meetings dat stiltes vaker ontstaan en ook ongemakkelijkheden ontstaan vaker en dit heb ik ook echt zelf meegemaakt omdat ik ook op middelbare school zat tijdens corona waarbij online lessen de standaard was geworden. En aangezien ik waarschijnlijk ook met stage en werk later hybride ga werken vond ik het belangrijk voor mijn gedrag en professionaliteit op de werkvloer om alvast het een en het andere hierover te leren.

Actief luisteren als fundament

Een belangrijke skill die ik bij de cursussen heb geleerd is actief luisteren. Actief luisteren betekent dat je bewust samenvat wat de ander zegt en ook doorvraagt naar bepaalde dingen die jij niet begrijpt en dat je natuurlijk ruimte geeft voor de meningen van andere. Dit is iets waarvan ik in mijzelf direct wat sterke en zwakke punten in terugvond. Ik denk dat ik over het algemeen vaak goed doorvraag op onduidelijkheden die in een gesprek naar boven komen en laat ik voor mijn gevoel altijd ruimte vrij voor de meningen van andere. Wat ik echter nooit doe is het bewust samenvatten van wat iemand zegt maar ik ben wel van plan dit te gebruiken omdat ik wel denk dat je hierdoor veel miscommunicatie kan wegwerken omdat iemand je samenvatting kan corrigeren.

Ik heb hier zelf ook nog een voorbeeld van dat uit MarCom komt. Bij een bepaalde taakverdeling over wie wat ging doen tijdens de campagne had Jesse gezegd dat hij de video wilden maken maar Jeremy liet blijken uit zijn gedrag dat hij daar ook aan wilde bijdragen en dat heb ik toen aangekaart.

Empathisch communiceren in stressvolle situaties

Naast actief luisteren heb ik geleerd hoe belangrijk empathische communicatie is. Ik heb ook geleerd dat dit van heel groot belang is wanneer er een crisis of een spontane verandering plaatsvind die cruciaal is voor het emotionele belang van werknemers.

Ik zie vooral op dit echt terug dat ik hierop kan verbeteren. Ik heb van nature een beetje een platte houding als het gaat om de meeste dingen. Ik denk meestal zelf dat het toch wel goed komt maar andere mensen staan hier anders is en dan kom ik soms over als bot en dat is natuurlijk niet de bedoeling.

Digitale tools inzetten voor structuur

Als we kijken naar de skills, eerder de hard skills, gaan kijken kan je ziet dat ook technische vaardigheden bij communicatie komen kijken. Ik zit bij een commissie die alle externe communicatie doet voor een studentenvereniging tijdens de introductieweek. Wij hadden van te voren gehoord dat vaak commissies hun overzicht kwijt was over het gedane werk en dat zorgde ervoor dat er werk dubbel gedaan werd en soms werk überhaupt miste. En aangezien wij buiten de vergadering op donderdag elkaar niet spreken hebben wij gekozen om voor ons en onze opvolgers een Drive aan te maken waarin alles georganiseerd staat zodat wij meer overzicht hebben en onze opvolgers beter kunnen weten wat wij hebben gedaan om een basis terug te vinden voor zichzelf. Ook heb ik tijdens MarCom zelf gebruikt gemaakt van Teams ik merkte ook dat het wel belangrijk is om goed gebruik te maken van deze programmas en en dat het dus ook het echt waard is om je even erin te verdiepen. Om hier een voorbeeld van te geven was een vergadering tussen ons groepje en de contactpersonen vertraagt met een half uur omdat ons niet lukte om een uitnodiging te sturen en omdat we niet wisten hoe de vergadering moeste filmen.

Heldere crisiscommunicatie plannen

Een andere skill die ik heb geleerd in de cursussen die ik niet verder heb kunnen ontwikkelen is het opzetten van een crisiscommunicatieplan. In tijden van problemen zoals een storing, reorganisaties of het ontstaan van crisissen is het van belang dat communicatie helder, transpart en snel gebeurd. Ik heb deze specifieke skill niet buiten de theorie kunnen testen aangezien ik nog niet een situatie heb gezeten waarbij een dergelijk plan nodig was.

Wel heb ik voor het draaiboek van onze MarCom live activatie een stuk moeten schrijven over wat er moest gebeuren in het geval het slecht weer zou zijn, de elektriciteit eruit ging of als er iets anders gebeurde.

Ik heb wel online zelf nog onderzoek gedaan naar voorbeelden van crisiscommunicatie. Ik heb dit onderzoek ook al gedaan toen ik voor reputatiemanagement een blog schreef die ook over crisiscommunicatie ging. Toen kwam ik uit op het debacle dat Volkswagen had meegemaakt een aantal jaar geleden. Ze hebben toen gelogen over de emissiegegevens van hun auto's en door dit gebrek van transparantie hebben ze veel schade gelopen op hun reputatie op lange termijn want ook nu nog weten mensen ervan af en kijken ze soms nog steeds sceptisch naar het automerk.

Organisatiebrede impact: communicatie op alle niveaus

Goede communicatie bestaat op een grote werkplek niet alleen binnen een team. En zeker als er veel hybride wordt gewerkt is het belangrijk dat er op alle lagen van belang duidelijk gecommuniceerd wordt. Hiervoor heeft de cursus mij geleerd dat er niet alleen een 'top down' communicatie is maar dat er ook ruimte voor zijn voor feedback via 'bottum up'. Dit betekent dat er niet alleen ruimte moet zijn voor de bazen om een bevel te geven maar dat er ook echt ruimte moet zijn voor medewerkers van de laagste rank hun feedback kunnen geven.

Interne Bedrijfscommunicatie

Bedrijven maken gebruik van een groot aantal kanalen gebruik als het gaat om interne en externe communicatie. Intern wordt er veel gebruik gemaakt van een intranet, salarisinformatie, interne nieuwsbrieven en personeels gidsen. Dit is allemaal iets dat communicatie echt kan verbeteren binnen een bedrijf. Als je dit namelijk ontstaat er een gebrek aan transparantie waardoor mensen niet op de hoogte zijn van wat er aan de hand is en ze kunnen zelfs grote veranderingen binnen een bedrijf missen als er geen nieuwsbrief of dergelijk is.

Samenvatting: communicatie als sleutel tot hybride succes

Hybride werken is niet langer een tijdelijke oplossing maar een blijvende realiteit. Zo effectief mogelijk communiceren bepaalt of deze werkvorm een succes gaat worden. Door middel van continu investeren in je communicatieve vaardigheden die hierboven zijn besproken vergroot je niet alleen je eigen succes maar dat van je hele team en als je een groot genoege rol hebt binnen een organisatie kan je de prestaties van een heel bedrijf verbeteren.

Call to action

Werk jij in een hybride omgeving? Stel jezelf de volgende vragen:

• Luister ik écht naar mijn collega's?
• Gebruik ik de juiste tools om mijn werk overzichtelijk te houden?
• Ben ik voorbereid op onverwachte situaties?
  Begin deze week met het verbeteren van één soft skill én één hard skill. Kleine aanpassingen maken vaak al een groot verschil.